EDV-Büroservice Kirchner

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Kursthemen Papierloses Büro - DMS

Papierlose Verwaltung für Büro und Zuhause

 

Täglich steigt die Zahl von Dokumenten aller Art, in Unternehmen ebenso wie im privaten Bereich. Besonders die Papierflut verhindert hier oft den Überblick und effizientes Arbeiten.
Dabei besteht häufig eine Trennung zwischen Informationen auf Papier und Daten, die in einem Computer abgelegt sind. Um diese unterschiedlichen Daten miteinander zu verknüpfen, wird in der Regel der Drucker eingesetzt, um eine gemeinsame Ebene zu finden, obwohl dadurch die Möglichkeiten der EDV konterkariert werden. Das Gegenteil wäre aber wünschenswert. Häufig sieht es jedoch so aus: Ein Kunde schreibt seine Rechnungen mit einer Software. Dann druckt er sie aus, um sie für den Postversand abzulegen. Beim Empfänger wird die Rechnung eingescannt, verbucht und findet somit wieder ihren Platz als Datei. Solche Medienbrüche gibt es in Unternehmen an vielen weiteren Stellen - das Optimierungspotenzial ist enorm!
Papier sollte in einer modernen Verwaltung der Vergangenheit angehören, wo es nur möglich ist. Gehen Informationen in Papierform ein, so sind sie umgehend in die EDV zu integrieren. Somit können Medienbrüche vermieden und die Vorteile der EDV genutzt werden.

Dies zu verwirklichen ist Sinn eines intelligenten Dokumenten-Management-System (DMS). Mit optimal verwalteten und verknüpften Daten wie z. B.

 

  • Officedokumenten
  • eingescannte Schriftstücken
  • Emails
  • Bilddateien
  • CAD-Zeichnungen

entsteht ein Wissens-Pool, auf den jeder Interessierte allerorts zugreifen kann. So gehen Wissensmanagement und Dokumentenmanagement zur Optimierung der Arbeitsprozesse Hand in Hand. Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden und jeder weiß jederzeit, wann, wer, welche Änderungen vorgenommen hat und wo die letzte Version eines Dokuments abgespeichert ist.

Benutzerfreundlich, schnell, ökonomisch und auch ökologisch ermöglichen Dokumenten-Managementsysteme Dokumente umfassend zu archivieren, präzise zu suchen und flexibel miteinander zu verbinden.

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